El cierre anual de la planilla electrónica es uno de los procesos más críticos y complejos para cualquier empresa en Perú. El ejercicio 2025, en particular, trae consigo una combinación de nuevos parámetros, actualizaciones de software obligatorias y la necesidad de una precisión absoluta para evitar contingencias. ¿Sientes la presión? No te preocupes.

En esta guía, te llevaremos paso a paso a través de todo lo que necesitas saber para ejecutar un cierre de planilla 2025 exitoso, transformando una obligación estresante en un proceso controlado y estratégico.

El Ecosistema de la Planilla Electrónica: T-REGISTRO y PLAME

Para dominar el cierre anual, primero debemos entender sus dos componentes fundamentales. La Planilla Electrónica es un sistema integrado compuesto por el T-REGISTRO y la PLAME, y su relación es jerárquica: la calidad de tu declaración PLAME depende 100% de la precisión de tu T-REGISTRO.

T-REGISTRO: El Corazón de tu Información Laboral

El T-REGISTRO es el repositorio central donde se registra y actualiza toda la información de tus trabajadores, pensionistas, personal en formación y hasta derechohabientes. Funciona como la “fuente única de la verdad”. Cualquier error u omisión en esta base de datos, gestionada vía Clave SOL, se reflejará inevitablemente en tus declaraciones mensuales.

PLAME: Tu Declaración Mensual

La Planilla Mensual de Pagos (PLAME) es la declaración jurada donde informas a SUNAT los ingresos, descuentos, aportes y tributos de cada persona registrada en el T-REGISTRO. Su característica principal es su dependencia total: no puedes declarar a un trabajador en la PLAME si no existe previamente en el T-REGISTRO.

La Sincronización: El Paso que No Puedes Omitir

Antes de cada declaración, es obligatorio usar la función “Sincronizar datos del T-Registro” en el software PDT PLAME. Este proceso descarga la información más reciente (altas, bajas, cambios de sueldo) desde los servidores de SUNAT a tu programa local. Omitir este paso es una de las causas más comunes de errores costosos.

Parámetros y Novedades Clave para el Cierre 2025

El 2025 ha sido un año dinámico en materia normativa. Para un cierre correcto, es mandatorio aplicar los siguientes valores y versiones de software.

• Unidad Impositiva Tributaria (UIT): S/ 5,350. Fijada por el D.S. N° 260-2024-EF, este valor es crucial para calcular la deducción anual del Impuesto a la Renta y los límites de los tramos impositivos.
• Remuneración Mínima Vital (RMV): S/ 1,130. A partir del 1 de enero de 2025, este monto impacta directamente en el cálculo de la Asignación Familiar (S/ 113.00) y otros beneficios sociales.
• PDT PLAME Versión 4.4: Obligatoria desde el 1 de febrero de 2025, esta versión actualizó los parámetros de la UIT y la RMV.
• PDT PLAME Versión 4.5: Obligatoria desde el 1 de octubre de 2025 (para declarar el período de septiembre en adelante), esta versión introdujo la declaración del Aporte al Fondo Complementario de Jubilación para Trabajadores Pesqueros (FCJTP).

Auditoría Preventiva del T-REGISTRO: Tu Checklist para Evitar Errores

Antes de si quiera pensar en la declaración de diciembre, es fundamental auditar la información de tu T-REGISTRO. Recuerda que los plazos para registrar movimientos son muy cortos: el mismo día para un alta y hasta el día siguiente para una baja.

Verifica estos puntos críticos:

Vamos a desglosarlo:

• Datos del Empleador: ¿Tu RUC, razón social y el indicador de actividad de riesgo SCTR son correctos?
• Datos del Trabajador: Valida DNI, fechas de inicio/cese, tipo de trabajador, régimen laboral y pensionario (ONP/AFP). Un error aquí puede generar deudas por aportes no realizados.
• Remuneración: ¿El sueldo registrado coincide con el vigente para cada trabajador?
• Derechohabientes: Revisa que los vínculos familiares sean correctos y estén vigentes. El sistema de SUNAT da de baja automáticamente a los hijos que cumplen 18 años si no se informa una condición especial.

El Proceso Clave: Regularización Anual de Renta de 5ta Categoría en Diciembre

Cálculo Paso a Paso del Impuesto Anual

El procedimiento es metódico:

• Determina la Renta Bruta Anual: Suma todas las remuneraciones gravables del año (sueldos, gratificaciones, comisiones, horas extras, etc.). La Bonificación Extraordinaria (Ley 29351) no se incluye.
• Calcula la Renta Neta Anual: A la Renta Bruta Anual, réstale el valor de 7 UIT. Para 2025, esta deducción es de S/ 37,450. Si el resultado es cero o negativo, el trabajador no paga impuesto.
• Aplica Gastos Adicionales (si corresponde): El trabajador puede deducir hasta 3 UIT adicionales (S/ 16,050) por gastos en alquileres, honorarios médicos, etc., si te lo sustenta debidamente.
• Aplica las Tasas Progresivas: A la renta neta imponible, aplícale la escala de tasas por tramos:
  • Hasta 5 UIT (S/ 26,750): 8%
  • Más de 5 UIT hasta 20 UIT: 14%
  • Más de 20 UIT hasta 35 UIT: 17%
  • Más de 35 UIT hasta 45 UIT: 20%
  • Más de 45 UIT: 30%
• Calcula el Saldo Final: Compara el Impuesto Anual Total Calculado con la suma de las retenciones que ya efectuaste de enero a noviembre. La diferencia será el monto a retener (o excepcionalmente, a devolver) en la planilla de diciembre.

¿Cometiste un Error? ¿Cómo un Error? Cómo Corregir tu Declaración PLAME

Detectar un error después de presentar la declaración es más común de lo que parece. La clave es saber cómo y cuándo corregirlo.

• Declaración Sustitutoria: Se presenta antes de la fecha de vencimiento. Reemplaza por completo la declaración anterior y no genera multas ni intereses. Puedes presentar varias; la última enviada antes del vencimiento es la válida.
• Declaración Rectificatoria: Se presenta después de la fecha de vencimiento. Si la corrección resulta en un mayor impuesto a pagar, generará intereses moratorios y una posible multa por declarar datos falsos (Art. 178.1 del Código Tributario).

Multas y Sanciones: Evita Riesgos con el Régimen de Gradualidad

Incumplir con la planilla electrónica puede acarrear sanciones severas. Las más comunes son:

• No presentar la PLAME a tiempo: Multa de 1 UIT (S/ 5,350 en 2025).
• Declarar cifras o datos falsos: Multa del 50% del tributo omitido.
• No pagar los tributos retenidos (Renta, ONP): Multa del 50% del monto no pagado.

La mejor estrategia para mitigar este riesgo es la proactividad. El Régimen de Gradualidad de SUNAT incentiva la corrección voluntaria. Si subsanas un error (por ejemplo, presentando una rectificatoria y pagando el impuesto omitido) antes de cualquier notificación de SUNAT, puedes obtener una rebaja de hasta el 95% de la multa. Una multa de S/ 5,350 podría reducirse a solo S/ 267.50.

Preguntas Frecuentes (FAQ) sobre el Cierre de Planilla

¿Qué pasa si no actualizo a la última versión del PDT PLAME?

Tu declaración será rechazada por el sistema de SUNAT, ya que no contendrá los parámetros (UIT, RMV) o los conceptos tributarios actualizados, considerándose como no presentada.

¿Cuál es el plazo exacto para registrar a un nuevo trabajador en el T-REGISTRO?

Debes registrarlo el mismo día en que inicia sus labores. Tienes hasta el día hábil siguiente para entregarle su constancia de alta.

¿Puedo corregir un error en el DNI de un trabajador en una PLAME ya presentada sin hacer una rectificatoria completa?

Sí. Para errores específicos de datos de identificación (tipo/número de documento, fecha de nacimiento), puedes usar el Formulario Virtual N° 1601 a través de SUNAT Operaciones en Línea, lo cual es más sencillo que rectificar toda la planilla.

¿Cuál es la forma más rentable de afrontar una multa de SUNAT por un error en la planilla?

La forma más rentable es detectarla y corregirla voluntariamente antes de que SUNAT te notifique. Esto te permite acceder al Régimen de Gradualidad y obtener una rebaja de hasta el 95% sobre el valor de la multa

Si la Renta Bruta Anual de un trabajador no supera las 7 UIT (S/ 37,450), ¿debo declararlo en la PLAME?

Sí. Aunque no esté sujeto a la retención del Impuesto a la Renta de Quinta Categoría , debes declararlo en la PLAME para informar sus ingresos, días laborados y los aportes a la seguridad social (EsSalud y sistema pensionario) que correspondan.

El cierre de la planilla 2025 es, sin duda, un desafío. Exige rigurosidad, conocimiento normativo y una atención al detalle impecable. Sin embargo, la gestión de planillas no tiene por qué ser un dolor de cabeza.

Contar con procesos ordenados y apoyarse en tecnología especializada que automatice los cálculos y se mantenga siempre actualizada con la normativa vigente es la clave para garantizar el cumplimiento, minimizar los riesgos y, sobre todo, darte la tranquilidad que necesitas para enfocarte en lo que realmente importa: el talento de tu organización.
 

Resolvemos las dudas más comunes que nos llegan sobre este tema.

¿La gratificación está sujeta a descuentos?

No. La gratificación no está sujeta a descuentos por AFP, ONP ni contribuciones a EsSalud. Solo podría tener descuentos por mandato judicial (como pensión de alimentos) o por el Impuesto a la Renta de quinta categoría, si tu ingreso total anual supera las 7 UIT.

¿Los trabajadores a tiempo parcial (part-time) reciben gratificación?

Sí. Los trabajadores a tiempo parcial tienen derecho a recibir gratificación completa, calculada en función de su remuneración, siempre que hayan laborado el semestre completo.

¿Qué hago si mi empresa no me paga la gratificación a tiempo?

No pagar la gratificación en el plazo establecido es una infracción grave. Puedes presentar una denuncia ante la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL) para que se inicie una inspección.

Si estoy de licencia por maternidad, ¿recibo gratificación?

Sí. El período de descanso pre y post natal se considera como tiempo efectivamente laborado para el cálculo de la gratificación.

Garantiza un Cálculo Correcto y Evita Sanciones con Salaris

La gratificación es más que un simple bono; es un derecho laboral fundamental cuyo cálculo debe ser preciso para cumplir con la ley y mantener a tu equipo motivado. Errores en la planilla pueden llevar a multas y a un mal clima laboral.

En Salaris, somos expertos en la gestión de planillas y remuneraciones. Nos aseguramos de que cada cálculo, desde el sueldo hasta la gratificación, sea exacto y cumpla con toda la normativa vigente. ¡Deja que nuestros especialistas se encarguen y dedica tu tiempo a hacer crecer tu negocio!