Gestionar el tiempo de trabajo en Perú es mucho más que un simple registro de entradas y salidas. Es un pilar fundamental del cumplimiento normativo que, si se descuida, puede derivar en costosas multas por parte de SUNAFIL y contingencias laborales. Desde la jornada máxima y el pago de horas extras hasta los nuevos retos del teletrabajo y la desconexión digital, las reglas son claras y su fiscalización, cada vez más estricta.
¿Tu empresa está realmente preparada para una inspección? ¿Conoces las diferencias entre jornada ordinaria, nocturna y en sobretiempo? ¿Sabes qué trabajadores están exonerados de marcar asistencia y por qué una mala clasificación puede ser un riesgo enorme?
En esta guía definitiva, desglosamos todo lo que necesitas saber sobre el control de asistencia de cara al 2026, basándonos en la normativa vigente. Te mostraremos cómo aplicar la ley correctamente, evitar los errores más comunes y convertir una obligación legal en una herramienta para una gestión de personal más eficiente y transparente.
¿Qué Dice la Ley Sobre la Jornada Laboral en Perú?
La base de todo control de asistencia es comprender los límites y condiciones del tiempo de trabajo. El pilar normativo es el Decreto Supremo N° 007-2002-TR, que establece las reglas de juego para la jornada laboral, los horarios y el trabajo en sobretiempo en el sector privado.
Jornada Ordinaria y Horario Nocturno
La ley es muy clara al definir la jornada ordinaria máxima: 8 horas diarias o 48 horas semanales. Es importante destacar que basta con exceder uno de estos dos límites para que se configure una vulneración. Por ejemplo, un colaborador que trabaja 9 horas de lunes a viernes (45 horas semanales) ya está superando el límite diario y podría generar derecho a horas extras.
El trabajo nocturno, realizado entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m., tiene una protección especial. Quienes laboren en este horario no pueden ganar menos que la Remuneración Mínima Vital (RMV) más una sobretasa del 35%, calculada sobre la RMV. Además, la ley recomienda que los turnos nocturnos sean rotativos para mitigar el impacto en la salud del trabajador.
Calculadora de Horas Extras
Cálculo basado en una jornada de 8 horas diarias (240 horas al mes). Esta es una herramienta referencial.
El Trabajo en Sobretiempo (Horas Extras)
Las horas extras son un tema crítico en la fiscalización. La regla de oro es que son voluntarias. Ningún trabajador puede ser obligado a realizarlas, salvo en situaciones de caso fortuito o fuerza mayor que pongan en riesgo la empresa.
- Compensación Económica: Las dos primeras horas extras se pagan con un recargo del 25% sobre el valor de la hora ordinaria. A partir de la tercera hora, el recargo es del 35%.
- Otorgamiento Tácito: ¡Cuidado! Si un trabajador permanece laborando después de su horario sin que la empresa se lo impida, se considera que las horas extras fueron "otorgadas tácitamente" y deben ser pagadas. Esto obliga al empleador a gestionar activamente la salida del personal.
- Registro Obligatorio: Es una obligación explícita del empleador registrar el trabajo en sobretiempo de manera fiable.
La Importancia del Tiempo de Refrigerio
El tiempo de refrigerio tiene una duración mínima de 45 minutos continuos y, salvo pacto en contrario, no forma parte de la jornada laboral. Esta distinción es crucial. Un trabajador con un horario de 9 a.m. a 6 p.m. y una hora para almorzar, cumple una jornada efectiva de 8 horas. Si trabaja hasta las 6:30 p.m., esos 30 minutos ya son sobretiempo. Un error en este cálculo puede desencadenar una cadena de incumplimientos.
El Registro de Asistencia: La Prueba Clave ante SUNAFIL
Si la ley de jornada laboral es la teoría, el Decreto Supremo N° 004-2006-TR es la práctica. Este decreto regula el registro de control de asistencia, el documento probatorio por excelencia para demostrar el cumplimiento del horario, el refrigerio y el pago de horas extras.
¿Quiénes Están Obligados a Tener un Registro?
La respuesta es simple: todo empleador sujeto al régimen laboral de la actividad privada. La obligación es permanente y diaria. El punto más importante es que el registro debe ser consignado personalmente por cada trabajador. Prácticas como llenar los registros por parte de un supervisor o usar formatos preimpresos con horarios fijos son consideradas infracciones muy graves por SUNAFIL.
Contenido Mínimo y Medios Válidos
Para ser válido, el registro debe contener información específica, como el nombre y RUC del empleador, nombre y DNI del trabajador, y la fecha, hora y minutos de ingreso y salida. La ley es flexible en cuanto a los medios: se puede llevar en soporte físico (libros, tarjetas) o digital (sistemas biométricos, apps móviles, plataformas web), siempre que se garantice que la información no pueda ser alterada.
Finalmente, los registros deben conservarse por cinco años y estar a disposición de SUNAFIL, los sindicatos y los propios trabajadores cuando lo soliciten.
Casos Especiales: ¿Quiénes Están Exonerados de Marcar Asistencia?
La ley reconoce que no todos los puestos de trabajo se ajustan a un horario rígido. Existen tres categorías de trabajadores excluidos de la jornada máxima y, por tanto, de la obligación de registrar su asistencia:
- Personal de Dirección: Aquellos que representan al empleador y tienen poder de decisión sobre la marcha del negocio.
- Trabajadores no Sujetos a Fiscalización Inmediata: Quienes laboran fuera del centro de trabajo sin supervisión directa sobre su tiempo, como un vendedor de campo que gestiona su propia agenda.
- Servicios Intermitentes o de Vigilancia: Puestos que implican largos periodos de inactividad o espera, como los vigilantes o custodios.
¡Alerta! El Principio de Primacía de la Realidad: Una clasificación incorrecta es un riesgo legal enorme. De nada sirve que un contrato diga "personal no sujeto a fiscalización" si en la práctica se le exige al trabajador cumplir un horario, reportarse constantemente o estar conectado a sistemas de seguimiento en tiempo real. Si SUNAFIL detecta esta discordancia, aplicará el principio de primacía de la realidad, y el empleador será responsable por no haber llevado un registro y por el pago de todas las horas extras no reconocidas.
El Reto Moderno: Teletrabajo y el Derecho a la Desconexión Digital
La Ley de Teletrabajo (N° 31572) y su reglamento han adaptado el control de la jornada al entorno digital. Para los teletrabajadores, la jornada máxima sigue siendo de 8 horas diarias o 48 semanales. Es responsabilidad del empleador implementar mecanismos de control, cuyo costo debe ser asumido por la empresa.
La innovación más importante es el derecho a la desconexión digital. Los teletrabajadores tienen derecho a estar completamente desconectados por un mínimo de 12 horas continuas en un periodo de 24 horas. Durante este tiempo, el empleador no puede exigirles tareas ni respuestas. El incumplimiento de esta disposición es considerado una infracción muy grave.
Fiscalización SUNAFIL: Infracciones y Multas que Debes Conocer
SUNAFIL fiscaliza activamente el cumplimiento de estas normas. Los inspectores pueden ingresar a los centros de trabajo sin previo aviso, requerir toda la documentación y entrevistar al personal. Las infracciones se clasifican en leves, graves y muy graves.
- Infracción Leve: No exhibir el horario de trabajo en un lugar visible.
- Infracción Grave: No contar con el registro de asistencia o no pagar las horas extras.
- Infracción Muy Grave: Obligar a un trabajador a realizar horas extras, sustituirlo en el marcado de asistencia o incumplir con la desconexión digital.
Las multas varían según la gravedad, el régimen de la empresa (No MYPE, Pequeña o Microempresa) y el número de trabajadores afectados, pudiendo alcanzar cifras muy elevadas, como más de S/ 281,000 para una empresa del régimen general con 1,000 o más trabajadores afectados por una falta muy grave.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Es obligatorio que un trabajador firme su registro de asistencia todos los días?
No necesariamente firmar, pero sí debe "consignar de manera personal" su tiempo de labores. Esto puede ser a través de un sistema biométrico, una tarjeta de marcado o cualquier otro método que garantice que fue el propio trabajador quien realizó el registro.
Si un trabajador se queda 15 minutos más para terminar un correo, ¿se consideran horas extras?
Sí. Si el trabajador presta servicios efectivos después de su jornada, se considera sobretiempo, aunque no haya una orden expresa del empleador (es el "otorgamiento tácito"). La empresa es responsable de pagar ese tiempo extra o gestionar activamente que los trabajadores se retiren a su hora.
¿Puedo compensar las horas extras con días libres en lugar de pagarlas?
Sí, es posible. La ley permite que empleador y trabajador acuerden por escrito compensar el sobretiempo con periodos equivalentes de descanso. Este descanso debe hacerse efectivo dentro del mes calendario siguiente a la realización de las horas extras.
¿Mi jefe puede contactarme por WhatsApp fuera de mi horario de teletrabajo?
No debería. Durante tu tiempo de desconexión digital (mínimo 12 horas continuas), el empleador tiene prohibido exigirte la realización de tareas o la respuesta a comunicaciones. Hacerlo constituye una infracción a tu derecho.
¿Por cuánto tiempo debo guardar los registros de asistencia de un trabajador que ya no labora en mi empresa?
Debes conservar todos los registros de asistencia por un periodo de cinco (5) años después de que fueron generados, incluso si la relación laboral con el trabajador ya terminó.
Optimiza tu control de asistencia en el trabajo
La gestión del tiempo de trabajo y el control de asistencia no tienen por qué ser un dolor de cabeza. Si bien la normativa es detallada, su propósito es claro: crear un marco de equidad y protección tanto para el trabajador como para el empleador. Estar al día con estas regulaciones y aplicar correctamente los procedimientos no solo te librará de sanciones, sino que también fortalecerá la confianza y la transparencia en tu organización.
La tecnología es tu mejor aliada en este proceso. Un sistema de control de asistencia moderno y robusto automatiza el cumplimiento, minimiza los errores humanos y te proporciona la data precisa para tomar mejores decisiones. Lograr la tranquilidad normativa y la eficiencia operativa es posible.