Recibir la visita de un inspector de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL) puede ser uno de los momentos de mayor tensión para cualquier equipo de Recursos Humanos o Gerencia. La incertidumbre sobre qué revisarán, cómo actuar o cuáles podrían ser las consecuencias financieras, genera un estrés que se puede evitar.
En los últimos años, SUNAFIL ha consolidado su rol, estandarizando sus criterios de fiscalización a nivel nacional. Esto significa que la era de los enfoques fragmentados o la suerte regional ha terminado. Hoy, la fiscalización es más predecible, pero también más exigente.
No se trata solo de tener los “papeles en regla”; se trata de demostrar que tus prácticas diarias se alinean con la normativa. En esta guía definitiva, desglosaremos todo lo que necesitas saber sobre el sistema de inspección laboral en Perú, desde cómo actuar durante una visita hasta la nueva escala de multas 2025 y, lo más importante, cómo construir una estrategia de prevención que te brinde tranquilidad.
¿Qué es SUNAFIL y Cuál es su Rol?
La SUNAFIL es el organismo técnico especializado, adscrito al Ministerio de Trabajo, que actúa como la Autoridad Central del Sistema de Inspección del Trabajo en Perú. En palabras sencillas, es la entidad encargada de vigilar y exigir el cumplimiento de las normas laborales (sociolaborales) y de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).
Sus funciones no se limitan a fiscalizar y sancionar. También tienen un rol de orientación y asistencia técnica para empleadores y trabajadores, buscando fomentar una cultura de cumplimiento.
El Principio Clave: Primacía de la Realidad
De todos los principios que rigen una inspección, este es el más importante para una empresa. La ley es clara: si existe una discordancia entre lo que dicen los documentos (como un contrato o una boleta) y lo que el inspector observa en los hechos, siempre se privilegiarán los hechos constatados.
¿Qué implica esto en la práctica?
- Los documentos no son un escudo: Un contrato de locación de servicios (recibo por honorarios) pierde toda validez si el inspector entrevista al personal y constata que existe subordinación, un horario fijo y dependencia económica.
- El inspector investigará: Está facultado para ir más allá de tu carpeta de documentos. Puede basar sus conclusiones en la observación directa de las tareas, en entrevistas privadas con los trabajadores y en cualquier medio que revele la verdadera naturaleza de la relación laboral.
Esto significa que la estrategia de cumplimiento de una empresa no puede limitarse a organizar un buen archivo. El cumplimiento debe ser una realidad tangible en la operación diaria.
El Proceso de Inspección: ¿Qué Pasa Cuando Llega SUNAFIL?
Aunque el sistema actúa “de oficio”, las inspecciones suelen originarse por tres vías principales:
- Denuncias de Trabajadores: Es la causa más común. Un trabajador o extrabajador puede presentar una denuncia (cuya identidad se mantiene en estricta reserva).
- Operativos Programados: SUNAFIL planifica campañas de fiscalización enfocadas en sectores económicos específicos o en problemas recurrentes (como el no pago de gratificaciones).
- Órdenes Superiores o de Terceros: También pueden iniciarse por solicitud de otras entidades públicas o del Poder Judicial.
En ocasiones, antes de una inspección formal, SUNAFIL puede enviar “cartas disuasivas” o “inductivas”, informando sobre inconsistencias detectadas (usualmente por cruce de data) e invitando a la empresa a subsanar voluntariamente.
Modalidades: Visita, Comparecencia y Datos
Una vez que se emite una orden de inspección, esta puede ejecutarse de varias formas:
- Visita Inspectiva: Es la modalidad más conocida. El inspector se apersona al centro de trabajo. Estas visitas pueden ser inopinadas, es decir, sin previo aviso, para constatar las condiciones reales sin que la empresa pueda alterarlas.
- Comparecencia: Se notifica a la empresa para que acuda a las oficinas de SUNAFIL en una fecha y hora determinadas, usualmente para presentar documentación y brindar aclaraciones.
- Comprobación de Datos: Consiste en la verificación de información y documentos usando las bases de datos de SUNAFIL y otras entidades públicas.
Deberes y Facultades: El Inspector vs. La Empresa
La ley otorga facultades muy amplias a los inspectores para asegurar que cumplan su función. Entre las más importantes, el inspector puede:
- Ingresar libremente al centro de trabajo a cualquier hora del día o de la noche, sin aviso previo.
- Requerir toda la información y documentación relevante.
- Tomar muestras, fotos, videos o grabaciones como pruebas.
- Entrevistar a solas al personal, sin presencia de representantes del empleador.
En contraparte, la empresa tiene el deber fundamental de colaboración. Esto no es una opción, es una obligación legal.
La negativa a permitir el ingreso (se considera obstrucción si se excede un plazo de 10 minutos de espera), no facilitar la información, o cualquier acto que perturbe o retrase la labor inspectiva, se califica como una infracción por obstrucción. Esta es una falta muy grave y se sanciona con las multas más elevadas.
Medidas Durante la Inspección
Si el inspector detecta incumplimientos, puede adoptar dos tipos de medidas:
- Medida de Requerimiento: Es la más común. Otorga a la empresa un plazo perentorio para que acredite la subsanación (corrección) de las infracciones observadas.
- Medidas Drásticas de SST: Si constata un riesgo grave e inminente para la vida o salud de los trabajadores, puede ordenar la paralización inmediata de los trabajos. En casos de accidentes mortales o faltas graves, puede incluso ordenar el cierre temporal del área o establecimiento.
Focos de Fiscalización: Lo que SUNAFIL Revisa con Lupa
La fiscalización abarca toda la normativa, pero la estadística muestra que SUNAFIL pone un foco especial en ciertas materias.
Cumplimiento Sociolaboral
Aquí se concentran las infracciones más comunes. Asegúrate de tener en orden:
- Planilla Electrónica: No registrar a los trabajadores en planilla es una de las faltas más detectadas.
- Pago de Beneficios: Verifican el pago puntual y correcto de remuneraciones, gratificaciones, CTS, vacaciones y utilidades.
- Jornada y Horas Extras: El control de asistencia es clave. Revisan que no se exceda la jornada máxima legal y que las horas extras se paguen (o compensen) debidamente.
- Formalidades: Entrega de boletas de pago y copias de contratos de trabajo.
Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)
Este es un pilar de la fiscalización, basado en la Ley N° 29783. No basta con tener un plan; hay que demostrar su gestión activa. Los puntos críticos son:
- Sistema de Gestión de SST (SGSST): La empresa debe tener un sistema implementado, documentado y actualizado.
- Documentos Esenciales:
- IPERC: La Matriz de Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y sus Medidas de Control. Es el cerebro del SGSST.
- Mapa de Riesgos: Debe estar exhibido en un lugar visible.
- Registros Obligatorios: Incluyen el registro de accidentes, exámenes médicos ocupacionales (EMO), monitoreo de agentes (ruido, polvo, etc.), inspecciones internas y capacitaciones.
- Participación de los Trabajadores:
- Comité de SST: Obligatorio para empresas con 20 o más trabajadores. Debe ser paritario y sus miembros gozan de protección contra el despido.
- Supervisor de SST: En empresas con menos de 20 trabajadores.
- Obligaciones Clave:
- Capacitaciones: Se debe realizar no menos de cuatro capacitaciones al año en materia de SST, específicas para el puesto.
- Exámenes Médicos (EMO): Obligatorios al ingreso, periódicos (usualmente cada 2 años) y de retiro (este último es facultativo).
- Equipos de Protección Personal (EPP): El empleador debe proporcionarlos sin costo, adecuados al riesgo, y capacitar en su uso.
Infracciones y la Nueva Escala de Multas SUNAFIL 2025
Las infracciones se clasifican en tres niveles, y las multas se determinan cruzando esta gravedad con el tipo de empresa (Micro, Pequeña o No MYPE) y el número de trabajadores afectados.
- Infracciones Leves: Incumplimientos formales, como no tener el horario de trabajo visible.
- Infracciones Graves: Afectan derechos directos, como no pagar la remuneración, no registrar en planilla o no implementar el Sistema de Gestión de SST.
- Infracciones Muy Graves: Vulneración de derechos fundamentales (discriminación, libertad sindical), incumplimientos de SST con riesgo grave e inminente, y la obstrucción a la labor inspectiva.
Cálculo de Multas y Escala 2025-2026
Para el año 2025, el valor de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) se ha establecido en S/ 5,350.00. Esto actualiza toda la escala de sanciones.
El costo de un incumplimiento puede ser astronómico, superando largamente cualquier ahorro malentendido. Veamos algunos ejemplos para una empresa No MYPE:
| Gravedad | Trabajadores Afectados | Multa 2025 (S/) |
| Leve | 1 trabajador | S/ 1,391.00 |
| Leve | 10+ trabajadores | S/ 83,032.00 |
| Grave | 1 trabajador | S/ 8,399.50 |
| Grave | 10+ trabajadores | S/ 139,742.00 |
| Muy Grave | 1 trabajador | S/ 14,070.50 |
| Muy Grave | 10+ trabajadores | S/ 281,035.50 |
Estas cifras demuestran que el costo de la prevención (auditorías, capacitación, tecnología) es una inversión, mientras que el costo de la sanción es un gasto que puede poner en riesgo la viabilidad del negocio.
Simulador de Multas SUNAFIL
Cálculos referenciales basados en la escala de multas vigente y una UIT proyectada para 2025 de S/ 5,300. No reemplaza una determinación oficial.
El Proceso Sancionador (PAS): ¿Qué Hacer si Recibes un Acta de Infracción?
Si la empresa no subsanó las faltas observadas en el plazo del requerimiento, el inspector emite un Acta de Infracción. Este documento da inicio al Procedimiento Administrativo Sancionador (PAS).
Es vital saber que los hechos consignados en el acta por el inspector gozan de presunción de veracidad.
Fase Instructora y Fase Sancionadora
El PAS tiene dos fases claras, a cargo de autoridades distintas:
- Fase Instructora: Recibes la notificación de imputación de cargos y el Acta de Infracción. Tienes un plazo (usualmente 5 días hábiles) para presentar tus descargos. Este es el momento crucial para ejercer tu derecho de defensa, presentando argumentos y pruebas que contradigan el acta.
- Fase Sancionadora: Una autoridad de mayor jerarquía recibe el expediente y el informe final de la fase instructora. Esta autoridad emite la resolución final, que puede imponer la sanción o archivar el caso.
Recursos: Apelación y Tribunal de Fiscalización Laboral (TFL)
Si recibes una resolución de sanción en primera instancia, puedes interponer un recurso de apelación dentro de los 15 días hábiles.
Agotada esa vía, existe un recurso excepcional: el recurso de revisión ante el Tribunal de Fiscalización Laboral (TFL). Este tribunal es la máxima instancia administrativa y su rol es clave, ya que unifica los criterios a nivel nacional. Sus resoluciones, especialmente las que son precedentes de observancia obligatoria, establecen cómo SUNAFIL debe interpretar las normas.
De la Reacción a la Prevención: Estrategias de Cumplimiento
La única estrategia ganadora frente a SUNAFIL es la prevención proactiva. Reaccionar sobre la marcha es la receta para el fracaso y las multas.
Auditorías Internas y Protocolos de Visita
La mejor herramienta es la auditoría laboral interna periódica. Pero no una simple revisión de documentos. Debes emular a SUNAFIL aplicando el Principio de Primacía de la Realidad:
- Revisa Documentos: Contratos, boletas, registros de SST, actas del Comité, etc.
- Observa en Campo: Recorre las instalaciones y verifica las condiciones reales de trabajo y seguridad.
- Entrevista al Personal: Conversa confidencialmente con los trabajadores para contrastar la realidad con los documentos.
Además, debes abandonar la improvisación. Desarrolla un protocolo formal de atención a inspectores. Este debe designar y capacitar a un equipo receptor (RRHH, Legal, SST), establecer un flujo de comunicación interna y definir cómo se recopilará la información solicitada de forma ordenada y colaborativa.
Hacia un Compliance Laboral
El objetivo final debe ser implementar un programa de Compliance Laboral integral. Esto significa crear una verdadera cultura de cumplimiento en toda la organización, que incluya:
- Compromiso visible de la alta dirección.
- Capacitación continua a todo nivel.
- Canales de denuncia internos y confidenciales, que permitan corregir fallas antes de que se conviertan en denuncias externas.
Preguntas Frecuentes (FAQ) sobre Inspecciones SUNAFIL
¿Qué hago si un inspector de SUNAFIL llega sin aviso?
Mantén la calma y activa tu protocolo. Tienes el deber de colaborar. El personal de recepción debe identificarlo y contactar inmediatamente al equipo receptor designado. Tienes un máximo de 10 minutos para facilitar su ingreso; exceder ese tiempo puede considerarse obstrucción.
¿El inspector puede entrevistar a mis trabajadores a solas?
Sí. Es una de sus facultades legales y una práctica muy común. Lo hacen para garantizar la veracidad de los testimonios, sin la presión que podría sentir el trabajador frente a su empleador.
¿Qué es exactamente una infracción por obstrucción?
Es cualquier acto que impida, perturbe o retrase la labor inspectiva. Incluye negar el ingreso, no entregar la información solicitada en los plazos, ocultar datos o personal, o cualquier acto que demore injustificadamente la diligencia. Es una falta Muy Grave sancionada con las multas más altas.
Si corrijo la falta durante la inspección, ¿igual me multan?
Depende. Si el inspector emite una “medida de requerimiento” dándote un plazo para subsanar, y tú acreditas la corrección dentro de ese plazo, el inspector emitirá un informe final y el expediente se archivará sin multa. Si no subsanas a tiempo, o si la falta es considerada “insubsanable” (ej. un accidente mortal), se emitirá el Acta de Infracción e iniciará el proceso sancionador.
¿Cuántas capacitaciones de SST debo dar al año?
La ley exige realizar no menos de cuatro capacitaciones al año en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo. Estas deben ser específicas para el puesto de trabajo y los riesgos asociados a las funciones de cada trabajador.
El Cumplimiento como Ventaja Estratégica
Afrontar una inspección de SUNAFIL ya no se trata de “pasar la prueba” en el momento. Se trata de demostrar una cultura organizacional sólida, basada en el cumplimiento y el respeto por los derechos de los trabajadores.
La gestión del cumplimiento laboral y del SST no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Si bien las escalas de multas 2025 son un incentivo poderoso, la prevención va más allá de evitar una sanción: fomenta un mejor clima laboral, incrementa la productividad y fortalece tu reputación.
Con las herramientas tecnológicas adecuadas, puedes automatizar la gestión de planillas, el control de asistencia, la entrega de boletas y la gestión documental de SST. En Salaris, creemos que la tecnología es el mejor aliado para transformar la prevención en una verdadera ventaja competitiva, dándote la tranquilidad de saber que tu empresa está siempre preparada.
